Reiskostenvergoeding en flexplek: hoe worden je reiskosten vergoed

Een flexplek betekent niet automatisch dat je reiskosten vergoed krijgt. Bij reiskostenvergoeding en een flexplek kan je werkgever voor reizen met eigen vervoer in 2026 maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden; gemaakte ov-kosten kunnen volledig belastingvrij worden vergoed. Reis je minimaal 40 dagen per kalenderjaar naar dezelfde plek, dan geldt die locatie als een vaste werkplek.

Het is logisch dat je vooraf wilt weten wat een flexplek betekent voor je woon-werkverkeer en reiskostenvergoeding. De vergoeding hangt niet alleen af van je vervoermiddel, maar ook van de afspraken met je werkgever en hoe vaak je naar een werklocatie reist. Een reiskostenvergoeding is niet verplicht, tenzij die is vastgelegd in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling.

In dit artikel lees je hoe vergoedingen voor eigen vervoer en openbaar vervoer kunnen werken en wanneer de regels voor een vaste werkplek van belang zijn. Zo krijg je meer inzicht in de voorwaarden en kun je de afspraken over reizen naar een flexplek bespreken met je werkgever.

Vergoeding voor woon-werkverkeer met eigen vervoer

Rijd je met je eigen auto, motor of fiets naar een werkplek? Een werkgever kan onder voorwaarden een onbelaste kilometervergoeding geven voor woon-werkverkeer. De verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Dat is € 0,02 per kilometer meer dan het eerdere tarief. De werkgever mag een lager bedrag vergoeden of geen vergoeding geven, tenzij afspraken anders bepalen.

Voor de berekening telt de reisafstand tussen je woning en de werkplek. Een werkgever kan het aantal kilometers per reisdag vergoeden. Bij een vergoeding boven € 0,25 per kilometer is het meerdere niet belastingvrij en geldt het als loon. Je werkgever verwerkt dit in de loonadministratie.

Een wisselende locatie maakt het aantal reisdagen relevant. Een plek geldt als vaste werkplek wanneer je er minimaal 40 dagen per kalenderjaar naartoe reist. Voor een vaste werkplek kan de 128-dagenregeling meetellen. Volgens de Belastingdienst mag een werkgever bij reizen op minimaal 128 dagen per kalenderjaar rekenen met maximaal 214 reisdagen per kalenderjaar. Reis je minder vaak, dan sluit een vergoeding op basis van je werkelijke reisdagen beter aan.

Werk je één dag per week op een vaste plek? Dan kan de werkgever bij minimaal 26 reisdagen uitgaan van 43 reisdagen per kalenderjaar. Houd daarom je dagen op locatie bij. Bij reiskostenvergoeding en een flexplek helpt een overzicht om woon-werkritten te onderscheiden van andere zakelijke reizen. De vergoeding hangt ook af van afspraken in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling.

Welke bewijsstukken zijn nodig om reiskosten naar een flexplek te declareren? Noteer per reisdatum je vertrekpunt, bestemming, vervoermiddel en gereden afstand. Bewaar bij openbaar vervoer je reisoverzicht of vervoersbewijs; voor eigen vervoer vormt een rittenoverzicht een praktisch onderbouwingsoverzicht. Volg daarnaast de declaratieprocedure van je werkgever.

• Vermeld de datum waarop je naar de flexplek reisde.
• Noteer de vertrek- en aankomstlocatie en de afstand.
• Geef aan of je met eigen vervoer of openbaar vervoer reisde.

Rijd je op sommige dagen en reis je op andere dagen met de trein? Houd die ritten apart. Voor eigen vervoer bereken je de vergoeding op basis van kilometers en de afgesproken vergoeding. Bij openbaar vervoer kan de werkgever de gemaakte kosten vergoeden. Een flexplek voor wisselende werkdagen betekent dus niet automatisch dat elke reisdag dezelfde vergoeding oplevert. Een duidelijk overzicht maakt het makkelijker om je declaratie te koppelen aan je werkelijke reispatroon.

Voorwaarden voor 75% of 100% vergoeding van ov-kosten

Een vaste vergoeding van 75% is geen algemeen Nederlands recht. Of je werkgever een deel vergoedt, hangt af van afspraken in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling. Een vergoeding van 100% kan wel: de werkgever kan de werkelijk gemaakte ov-kosten volledig belastingvrij vergoeden. Dat is een andere berekening dan een kilometervergoeding voor eigen vervoer.

Bij vergoeding van de werkelijke ov-kosten draait het om de reis die je daadwerkelijk maakte. Denk aan een treinrit naar een werkplek en een aansluitende busreis. Bewaar je vervoersbewijzen of reisoverzicht en registreer de reisdatum en bestemming. Daarmee kan de declaratie aansluiten op de gemaakte kosten. Een afgesproken vergoeding van 75% betekent dat een deel voor eigen rekening blijft; de precieze afspraak bepaalt hoe de werkgever dat berekent.

Je werkgever kan ook een vaste vergoeding toepassen. Daarvoor gelden voorwaarden, waaronder je reispatroon en de vaste plaats van werkzaamheden. De regels voor een vaste vergoeding verschillen dus van die voor het vergoeden van losse kaartjes. Bij wisselende werkdagen helpt een overzicht van werkdagen en reizen om de gekozen berekening te onderbouwen.

Een werkgever mag voor dezelfde werkdag niet zowel de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten als die voor reizen naar een vaste werkplek toepassen. Reis je maandag naar kantoor en werk je dinsdag thuis, dan kunnen de vergoedingen per dag aansluiten op die verschillende situaties. Op een dag waarop je met een ov-abonnement naar een vaste werkplek reist, geldt de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding niet.

Welke afspraken over flexplekken en reiskosten staan vaak in cao’s of arbeidscontracten? Daarin kunnen de voorwaarden voor vergoeding, de berekeningswijze en de declaratieprocedure staan. Een reiskostenvergoeding is niet verplicht, tenzij de afspraken die verplichting vastleggen.

De werkkostenregeling kan ruimte bieden voor een aanvullende vergoeding. Een werkgever kan vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte. Overschrijdt het totaal die ruimte, dan wordt het bedrag daarboven voor de werkgever belast tegen 80%. Dat maakt administratie belangrijk: houd vergoedingen en declaraties inzichtelijk.

Wat zijn de fiscale risico’s als een werkgever reiskosten naar een flexplek vergoedt? Voldoet een vergoeding niet aan de toepasselijke voorwaarden, dan kan die als loon worden behandeld. Een verkeerde inschatting van het reispatroon of de vergoeding kan daarom leiden tot een correctie in de loonadministratie.

Een vaste werkplek en wisselende flexplekdagen vragen om duidelijke afspraken. Bekijk hoe een flexplek voor wisselende werkdagen past bij jouw reispatroon en bespreek de vergoeding volgens de afspraken met je werkgever.

Vergoeding van openbaarvervoerkosten

Reis je met de trein, bus, tram of metro? Je werkgever kan de werkelijk gemaakte ov-kosten volledig belastingvrij vergoeden. Dat is een mogelijkheid naast een vergoeding per kilometer. De vergoeding sluit dan aan op je reiskosten met het openbaar vervoer. Bij een treinreis met een aansluitende busrit tellen beide onderdelen mee als gemaakte ov-kosten. De afspraken met je werkgever bepalen hoe je de vergoeding ontvangt.

Een werkgever kan gemaakte ritten afzonderlijk vergoeden of een vaste vergoeding geven. Bij afzonderlijke vergoeding gaat het om de daadwerkelijke reisbewegingen. Bij een vaste vergoeding speelt het reispatroon naar de vaste werkplek mee. De 128/214-dagenregeling is bedoeld voor een vaste vergoeding en kent een specifieke drempel. Volgens de Belastingdienst mag die vergoeding worden berekend alsof je maximaal 214 dagen per kalenderjaar reist, als je minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist. Deze regeling geldt voor vervoer anders dan taxi, luchtvaartuig, schip of vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.

Reis je minder vaak naar dezelfde werkplek? Dan kan de vaste regeling anders uitpakken dan een vergoeding per werkelijk gemaakte reis. Een werknemer die drie dagen per week werkt, kan onder voorwaarden uitkomen op 77 reisdagen per kalenderjaar en een vergoeding voor 128,4 dagen. Dat voorbeeld laat zien waarom werkdagen en reisdagen van belang zijn. De berekening moet passen bij het werkpatroon en de vaste locatie.

Bij wisselende werkdagen helpt een actueel overzicht. Noteer wanneer je met het ov reist en naar welke werkplek. Houd reizen naar verschillende locaties apart bij. Een maandabonnement kan bijvoorbeeld ook privéritten omvatten. De vergoeding moet daarom aansluiten op de relevante woon-werkritten. Bespreek met je werkgever welke berekening geldt voor een abonnement, losse kaartjes of een combinatie daarvan. Zo voorkom je dat een vaste vergoeding gebaseerd blijft op een reispatroon dat niet meer klopt.

Een goede administratie maakt duidelijk wat het verschil is tussen een vaste vergoeding en vergoeding per rit. Leg vast op welke dagen je naar de vaste werkplek reist en welk vervoermiddel je gebruikt. Verandert je rooster, bijvoorbeeld van drie naar vier werkdagen op locatie, geef dat dan door voor de berekening. Ook voor ambulante werknemers en uitzendkrachten gelden de regels voor vergoedingen. De afspraken over declareren en uitbetalen blijven daarbij belangrijk.

Controleer bij een ov-vergoeding drie punten: de gemaakte kosten, de afgesproken vergoedingsmethode en het aantal reisdagen. Een vaste vergoeding kan praktisch zijn bij een regelmatig reispatroon. Bij onregelmatige ritten kan vergoeding op basis van de werkelijk gemaakte ov-kosten beter aansluiten. Zorg dat de gekozen aanpak past bij je reisgedrag en werkafspraken.

Mag een werkgever reiskosten vergoeden voor reizen naar een flexplek?

Ja, een werkgever kan woon-werkritten naar een flexplek vergoeden. Dat is niet automatisch verplicht, tenzij de cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling de vergoeding vastlegt. Controleer welke afspraken voor jou gelden. De vergoeding kan aansluiten op je vervoermiddel, reisafstand en het aantal dagen waarop je naar de locatie reist.

Voor de fiscale behandeling telt mee of een locatie als vaste werkplek geldt. In Nederland geldt een plek als vaste werkplek wanneer je er minimaal 40 dagen per kalenderjaar naartoe reist. Dat gaat om reizen naar dezelfde locatie. Werk je soms op de ene plek en soms op een andere? Houd de dagen per adres apart bij, zodat je ziet hoe vaak je elke locatie bezoekt.

Een flexpleknaam maakt een locatie dus niet vanzelf tijdelijk of vast. Kijk naar je werkelijke reispatroon. Reis je in een kalenderjaar minstens 40 dagen naar dezelfde flexlocatie, dan kan die plek voor de regels als vaste werkplek gelden. Een reservering of werkafspraak alleen zegt niet hoeveel reisdagen je daadwerkelijk maakt.

Dit onderscheid is belangrijk bij een vaste reiskostenvergoeding. Voor de 128-dagenregeling kan een werkgever rekenen met maximaal 214 reisdagen per kalenderjaar, wanneer je minimaal 128 dagen naar een vaste werkplek reist. Werk je één dag per week op die plek, dan geldt een norm van minimaal 26 reisdagen. Bij dat patroon mag de werkgever uitgaan van 43 reisdagen per kalenderjaar. Die rekenmethode is niet hetzelfde als vergoeding van iedere afzonderlijke rit.

Een bruikbaar overzicht bevat per reisdag de datum, bestemming en vervoerswijze. Noteer bijvoorbeeld of je naar de vaste locatie, een andere werklocatie of geen locatie reisde omdat je thuiswerkte. Zo kan je werkgever de vergoeding koppelen aan je aanwezigheid. Verandert je rooster, registreer dan ook de nieuwe verdeling. Een verkeerde inschatting van de vaste werkplek kan achteraf gevolgen hebben voor de loonheffingen.

Let ook op de regels voor thuiswerkdagen: op dezelfde werkdag mag de werkgever niet zowel de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten als die voor reizen naar een vaste werkplek toepassen. Een week met een reisdag naar de flexplek en een thuiswerkdag vraagt dus om een juiste indeling per dag. Houd deze werkdagen apart in je administratie.

Bespreek drie onderdelen in je werkafspraken:

• Welke locatie geldt als bestemming voor woon-werkritten.
• Hoe je reisdagen en vervoerskosten vastlegt.
• Welke vergoeding geldt bij wisselende werkplekken of thuiswerkdagen.

Met die gegevens kan de vergoeding beter aansluiten op je werkelijke reispatroon en de afspraken die voor jou gelden.

Blijkt achteraf dat de inschatting van een vaste werkplek niet klopt, dan moet de werkgever de aangifte loonheffingen corrigeren. De werkgever moet de administratie zo inrichten dat duidelijk is of een werknemer thuiswerkt of op kantoor werkt. Een reiskostenvergoeding kan achteraf worden betaald om een correctie in de aangifte loonheffingen te voorkomen.

Bij langdurige ziekte kunnen de afspraken over doorbetaling van de reiskostenvergoeding verschillen. Na terugkeer kan de werkgever de vergoeding onder voorwaarden weer doorbetalen.

Welke regels gelden voor vergoeding van openbaar vervoer naar een flexplek?

Bij reizen met het openbaar vervoer hangt de vergoeding af van de gemaakte kosten en de afspraken met je werkgever. Die kan de ov-kosten volledig belastingvrij vergoeden, bijvoorbeeld voor een treinrit met een aansluitende busreis. Leg vast of je losse ritten declareert of een vaste vergoeding ontvangt. Die keuze bepaalt welke gegevens nodig zijn voor de administratie.

Bij een vaste vergoeding telt je reispatroon naar dezelfde werkplek. Een flexlocatie kan voor de regeling als vaste werkplek gelden als je er minimaal 40 dagen per kalenderjaar naartoe reist. Wissel je tussen locaties, houd dan per adres je reisdagen bij. Een overzicht van werkdagen helpt voorkomen dat ritten naar verschillende bestemmingen door elkaar lopen.

De 128/214-dagenregeling kan een vaste vergoeding vereenvoudigen. Bij een werkweek van vier dagen kan de berekening worden aangepast naar 102 reisdagen en een vergoeding voor 171,2 dagen. Dit voorbeeld past bij een bepaald werkpatroon, niet automatisch bij iedere werknemer. De werkgever moet de vaste vergoeding laten aansluiten op de werkdagen en reizen die bij jouw situatie horen.

Bij een abonnement zijn heldere afspraken belangrijk. Noteer of het abonnement alleen woon-werkritten dekt of ook andere reizen. Bewaar daarnaast de reisgegevens waarmee je kunt laten zien wanneer je naar de flexlocatie reisde. Bij losse vervoersbewijzen gaat het om de ritten die je daadwerkelijk maakte. Een rittenoverzicht per datum en bestemming maakt dit inzichtelijk.

Een reiskostenvergoeding is niet verplicht, tenzij die is afgesproken in een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling. Controleer welke methode geldt en hoe je moet declareren. Zijn reiskosten afgesproken maar niet uitbetaald, dan kunnen werknemers die vergoeding tot vijf jaar terugvragen. Daarvoor moeten de afspraken over de vergoeding wel bestaan.

Stem roosterwijzigingen tijdig af. Een verandering van drie naar vier kantoordagen kan het aantal reizen en de passende vaste vergoeding beïnvloeden. Houd thuiswerkdagen ook apart van ov-reisdagen. Zo kan de administratie de vergoeding aan de juiste werkdagen koppelen en voorkom je een berekening op basis van een verouderd reispatroon.

Kies je een vaste werklocatie, stem die dan af op je ov-routine en de afspraken over reiskosten. Bekijk welke werkplek bij je reispatroon past en houd je reisregistratie actueel.

Bij sommige werkgevers gelden daarnaast eigen voorwaarden voor de vergoeding. Radboud Universiteit vergoedt een medewerker die meer dan 25 kilometer van de campus woont, een arbeidsovereenkomst van maximaal twee jaar heeft en geen recht heeft op verhuiskostenvergoeding, maximaal twee jaar 100% van de openbaarvervoerkosten. Medewerkers van Radboud Universiteit kunnen ook voor openbaarvervoerreizen van 10 kilometer of minder woon-werkvergoeding krijgen. Controleer dus welke afstands- en contractvoorwaarden voor jouw situatie gelden en bespreek vooraf welke reizen je registreert. Zo sluit de declaratie aan op de regeling die voor jou van toepassing is.

Ook het aantal werkdagen kan invloed hebben op de norm voor een vaste vergoeding. Voor een werknemer die één dag per week werkt, is de norm voor de 128-dagenregeling 1/5 van 128 dagen. Bij ziekte die naar verwachting korter dan 6 weken duurt, mag een Nederlandse werkgever de reiskostenvergoeding doorbetalen. Voor medewerkers van Radboud Universiteit die minder dan 11 kilometer van de campus wonen en niet met de fiets reizen, is aanvullende reiskostenvergoeding via het Keuzemodel mogelijk. Radboud Universiteit raadt medewerkers aan in december geen reiskostenvergoeding te laten uitbetalen, maar te wachten tot januari zodat de vergoeding in het Keuzemodel kan worden aangevuld. Vraag na hoe deze voorwaarden uitwerken voor je eigen situatie.

JOIN ME flex office: Kantoorruimte

JOIN ME flex office biedt kantoorruimte, vaste werkplekken en flexplekken in Amsterdam en Haarlem. Kies een vaste werkplek als je regelmatig op dezelfde locatie werkt. Een flexplek kan passen als je werkdagen wisselen. Stem je werkplek af op je werkritme en de afspraken over woon-werkverkeer met je werkgever.

Een kantoorruimte biedt je organisatie een eigen plek. Met een vaste werkplek heb je een herkenbare basis; een flexplek biedt ruimte om per werkdag te variëren. Een virtual office is een zakelijke adresdienst en geen fysieke werkplek. Wil je op locatie werken, kies dan een kantoorruimte, vaste werkplek of flexplek.

Wil je bespreken welke kantoorruimte of flexplek in Amsterdam of Haarlem past bij jouw manier van werken? Neem contact op met JOIN ME flex office.

Maak je werkritme klaar voor de volgende stap

Je werkplekkeuze raakt meer dan alleen de plek waar je werkt. Stem je reiskostenvergoeding en flexplek daarom af op het werkritme van jou en je organisatie. Denk vooruit: welke dagen vragen om rust en focus, en wanneer helpt samenwerken op locatie? Met die afweging maak je je werkweek doelgerichter en bespreek je reisafspraken met meer inzicht.

Een passende werkomgeving kan daarbij helpen. JOIN ME flex office biedt kantoorruimte, vaste werkplekken en flexplekken in Amsterdam en Haarlem. Kies wat past bij je behoefte aan een eigen basis of juist ruimte om per werkdag te variëren. Zo beweegt je werkplek mee met je plannen.

Wil je ontdekken welke werkplek bij jouw manier van werken past? Neem contact op met JOIN ME flex office en verken de mogelijkheden. Zet vandaag een stap naar een werkritme dat bij je past.

Veelgestelde vragen

Hoe werkt reiskostenvergoeding?

Je werkgever vergoedt woon-werkreizen volgens de afspraken die voor jouw werk gelden. De berekening kan zijn gebaseerd op kilometers, werkelijk gemaakte ov-kosten of een vaste vergoeding. Woon je bijvoorbeeld op één adres en reis je naar verschillende werklocaties, houd dan elke bestemming apart bij. Zo kan je werkgever de vergoeding afstemmen op het soort reis en de geldende regeling. De vergoeding wordt verwerkt via de salarisadministratie of een declaratie.

Recht op 75% of 100%?

Je hebt niet automatisch recht op een vergoeding van 75% of 100%. De aanspraak hangt af van afspraken in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling. Bij openbaar vervoer kan de werkgever de werkelijk gemaakte ov-kosten volledig belastingvrij vergoeden. Een percentage zoals 75% volgt dus uit de gemaakte afspraken, niet uit een algemeen recht. Kijk ook of de afspraak geldt voor abonnementen, losse ritten of beide.

Hoe wordt de vergoeding berekend bij wisselende flexplekken of thuiswerkdagen?

Bij wisselende locaties helpt een registratie per werkdag: noteer waar je werkte en hoe je daarheen reisde. Maandag reis je bijvoorbeeld naar locatie A, dinsdag werk je thuis en woensdag bezoek je locatie B. Zo kan de vergoeding aansluiten op de ritten die je daadwerkelijk maakte. Houd thuiswerkdagen apart: voor dezelfde dag gelden niet tegelijk beide gerichte vrijstellingen voor thuiswerkkosten en reizen naar een vaste werkplek.